Savjeti o poslovnim putovanjima za voditeljice ureda : „Biti Katica za sve – je li doista uvijek tako najbolje?“

Znam….sve znam…nije vam lako, uvjeravate okolinu da vi niste sekretarica koja kuha kave, uređuje i lakira nokte, no to je bitka koju ćete unaprijed izgubiti. Gotovo je nemoguće uvjeriti šefa ili kolege da je vaša odgovornost u obavljanju svakodnevnih intelektualnih poslova velika pa naposljetku odmahujete rukom jer mudro procjenjujete da nema smisla trošiti energiju na razuvjeravanje.

Kako bi uopće netko s takvom percepcijom mogao shvatiti da ste često zaduženi za cijeli niz različitih zadataka: nabavu uredskog materijala za cijelu tvrtku, osmišljavanje poklona za poslovne partnere, pakiranje, slanje i distribuciju, komunikaciju i izgradnju dugoročnog odnosa s partnerima, vrlo često i na stranim jezicima, zatim pronalaženje odgovarajućeg restorana za poslovne ručkove, administriranje računa i ostalih dokumenata, dogovaranje i ugovaranje sastanaka, organizaciju poslovnih putovanja… I sve to sa smiješkom i velikom lakoćom, po mogućnosti.

Vaš posao zahtijeva puno truda, koncentracije i različitih vještina. Primjerice, činjenica da govorite strane jezike u očima mnogih kvalificira vas za još jedan radni zadatak, a to je organizacija poslovnih putovanja. Navikli ste nadređene i kolege na to da ste vi ta osoba koja najčešće odrađuje putovanja za ključne ljude unutar organizacije? Time ste prešutno dobili još jedan zadatak koji nije lagan i koji ne biste trebali odrađivati sami jer organizacija putovanja je samo naizgled intuitivan posao, no on ima svoje zakonitosti, ali i nelogičnosti.

Treba li stres očekivanja besprijekorno organiziranog poslovnog puta, gdje ne smije biti kašnjenja ili rezervacije pogrešnog hotela, biti samo vaš?

Svi znamo da je sve dobro dok je dobro, no jeste li ikada bili u situaciji da stvari pođu po zlu tijekom putovanja koje ste vi organizirali? Vjerojatno vas je uhvatila panika – što napraviti, kako postupiti? Tražite rješenje, a prvo što dobijete i na što naiđete jest opravdavanje i utvrđivanje tko je kriv umjesto da vam ponude rješenje. Pritom, velika je mogućnost da je vrijeme radnje devet navečer, a vi nemate koga nazvati jer je njihovo radno vrijeme završilo. Ali ne i vaše, jer vi morate riješiti situaciju neovisno o tome na kome leži krivica.

Nabrojali smo nekoliko situacija i pretpostavki čime se suočavate i kroz što prolazite, ali ruku na srce, ne pomaže vam ni to što je netko sjeo i napisao nekoliko redaka o tome kako se osjećate.

Pitanje je kako promijeniti situaciju u vašu korist?
Lako! Outsourcajte i prepustite organizaciju kvalitetnom PTA – u (personal travel agent).

Prikupite što više ključnih informacija na temelju kojih ćete pronaći budućeg personal travel agenta:
– napravite popis destinacija koje najčešće koristite
– preferirane avio kompanije (ako ih ima)
– popis hotela gdje odsjeda direktor/ica
– navedite bitne napomene (sjedalo pored prolaza, non–smoking room, preferirani kat….)
– ukoliko nemate specifirani hotel, važno je napomenuti dio grada u kojem posao treba biti obavljen kako biste dobili ponude za obližnje hotele

Prije nego se upustite u potragu, imajte na umu da bi idealnog personal travel agenta trebale krasiti sljedeće kvalitete:
– na raspolaganju je 24/7 i pritom vam neće naplatiti pozive izvan radnog vremena
– javlja vam status rezervacije, pretraživanja, obavještava vas o promjenama na letovima, predlaže opcije
– proaktivan je i nudi dodatne usluge poput izleta i atrakcija te informacije poput one o valutama
upisuje MM (miles and more) uz svaku rezervaciju
– uspoređuje cijene pogotovo hotela te nudi najpovoljnije i najbolji omjer cijene i kvalitete

Kad ga nađete, pružite mu kvalitetne inpute i time ubrzajte proces i kvalitetu organizacije putovanja. Smanjit ćete mogućnost pogreške u kojoj vam agent ponudi najpovoljniji let jer vam je cijena najbitnija, a pritom se nije uzelo u obzir da je let s presjedanjem i da traje cijeli dan. Ušteda u novcu ne znači uvijek i uštedu na vremenu, a optimalno iskorišteno vrijeme je za poslovne ljude od velike važnosti. Vrlo je važno da svaka dobivena ponuda sadrži sve ono što je vama i vašoj tvrtki bitno.

Stoga tražite i ne odustajte od potrage za kvalitetnim partnerom u organizaciji putovanja kojem ćete jasno iskomunicirati vaša očekivanja i sve što je bitno kako bi se vaše poslovanje neometano odvijalo. Sretno!

Elizabeta Planinić
PTA uvijek na raspolaganju svojim klijentima i vlasnica putničke agencije Putujbolje.com specijalizirane za poslovna putovanja

U sljedećim blogu možete čitati o temi: Stranka ili klijent.