O Poslovnim putovanjima – što dobivate kada kreirate travel policy?

O POSLOVNIM PUTOVANJIMA

Poslovna putovanja moraju biti sredstvo rada, a ne izvor stresa. Tko nije propustio let, spavao na terminalu i izgubio prtljagu i morao doći na sastanak u odjeći u kojoj je putovao, nije zapravo putovao. :)

Ovo je samo nekoliko situacija koje se događaju.  Nije dovoljno više kupiti kartu i rezervirati sobu. Na tvrtkama je,  i pojedinim odjelima, se pozabaviti s kvalitetom i iskustvom putovanja za svoje zaposlenike. To je novi način kako se dodatno brine za svoje ljude, jer znamo, nema rezultata bez zadovoljnih ljudi, a oni osjećajem pripadnosti doprinose više i rade onaj ekstra korak prema rezultatu.

Jedno istraživanje je dokazalo da 1/3 putnika su pod stresom kada moraju poslovno putovati, nego kada putuju privatno.

Uvodno smo  nabrojali neke situacije, ali ako se stavimo u cipele poslovnog putnika, onda uz sav stres i očekivanja koja ima ispred sebe, za očekivati je, a istraživanje je dokazalo,  da ljudi dok su na putu lošije se hrane, skloniji su konzumiranju alkohola, ako netko vježba, onda na putu ne vježba, vremenska razlika, drugačije prehrambene navike drugih kultura itd, sve doprinosi objektivnom osjećaju da se netko osjeća lošije, a možda i vodi u bolest, ili sve prisutniji burn out.

Primjenom Travel policy-a i dodatne edukacije  svojim zaposlenicima o zdravim navikama dok su na putu, zasigurno se direknto utječe na  fizičko mentalno i emotivno zdravlje, što je odgovornost svake strukture za svoje zaposlene.

 

 

TRAVEL POLICY

Kreiranjem i uvođenjem travel policy-a u prvoj godini se štedi na segmentu putovanja 20%, a update-anjem, dodatno po 7% svake godine.

Travel policy je jedinstven dokumenat za svaku strukturu, koja odgovara na jednostavna pitanja o stavu tvrtke prema putovanju.

Travel policy se treba mijenjati i nadopunjavati što je češće moguće, a pogotovo ako i ukoliko se ljudi unutar strukture mijenjaju, kao i njihove potrebe.

Nekoliko smjernica kako napisati travel policy:

  • Generalan travel policy: označava generalan stav tvrtke i ako nema nekih izuzetaka npr. za članove uprave, onda vrijedi za svakog tko putuje
  • Razrađen po osobi i/ili odjelu: označava definiranje stava o svakom putniku posebno, o svakoj destinaciji itd.
  • Potrebno je kada se definira travel policy, da se iskomunicira unutar strukture i da se obavezno preda agenciji s kojom se radi, na taj način se smanjuje komunikacija *

 

Travel policy treba definirati u ovom smjeru (navedene smjernice su samo kao primjer, svaka struktura za sebe definira)

  • Preferirane avio kompanije: Austrian, Lufthansa, Croatia, Turkish, British… izbjegavati Alitalia
  • destinacije u koje najčešće putujemo su: Beč, Berlin, Munich, Peking, Hong – Kong, Las Vegas, New York
  • Za long distance letove, treba najmanje 2h u connecting flights
  • Za gospodina IME PREZIME treba uvijek mjesto pored prolaza
  • Za gospođu IME PREZIME treba vegeterian meal
  • Brojevi MM putnika su:, broj MM firme je:
  • Uvijek se bookiraju letovi s prtljagom
  • Izbjegavati konekcije preko Praga
  • Hoteli su najmanje 4* koji se nalaze u radiusu od N km od adrese (ukoliko je neko sjedište tvrtke) ili navesti centralno, periferno…
  • Cijena noćenja ne smije prelaziti 110 EUR s doručkom po osobi
  • Uvijek se bookiraju jednokrevetne sobe s doručkom
  • Za gospodina IME PREZIME uvijek bookirati sobu king size krevet, zatražiti dimenzije kreveta prije potvrde
  • Preferirani hotelski lanci: Ibis, Holiday In, Sheraton….
  • U iznimnim situacijama (sajam/kongres) dozvoljava se odstupanje u cijeni prema realnoj situaciji u trenutku bookiranja

Planirati putovanja unaprijed i podijeliti plan puta s vašom agencijom znači direktna i dodatna ušteda. Uz svako putovanje ukoliko se ugovori i osiguranje od otkaza, onda se osigurava da u slučaju nepredviđenih okolnosti, osiguravajuće društvo vraća skoro 90% uplaćenog novca.

*dokazano je da za 1 potvrdu je potrebno 7 mailova i 6 telefonskih poziva. Ukoliko i kada se multiplicira s npr 2 min po mailu ili po razgovoru, dobiva se jasna slika kako travel policy štedi i vrijeme svih strana, što u konačnici rezultira većom produktivnošću.

 

Ukoliko napravite Travel policy, educirate svoje zaposlenike, pružite im podršku, garantirano rezultati su kao domino efekat, a biti će vidljivi i mjerljivi u poslovnom rezultatu, osjećaju pripadnosti, fizičkom mentalnom i emotivnom osjećaju. Mjeriti ćete osmjehom na njihovim licima. :)

Ovaj dokumenat je vlasništvo Greca centar d.o.o, svako kopiranje i usvajanje će biti smatran velikim komplimentom na naš rad i doprinos. :)

 

 

 

 

 

 

Greca centar d.o.o turistička agencija, Ive Tijardovića 34, 10000 Zagreb. T:01 6382 899, F: 01 6382 899,W: www.putujbolje.com,
Upisano u sudski registrar Trgovačkog suda u Zagrebu 29.ožujka 2012.
Poslovni račin se vodi kod: Zagrebačka banka d.d Trg bana Josipa Jelačića 10, 10000 Zagreb. IBAN: HR1323600001102269142, SWIFT: ZABAHR2X.
MB: 02861828, OIB: 94389925070, ID kod: HR-AB-01-080793611, PDV ID:HR94389925070. Početni kapital u iznosu od 20.000,00 HRK u cjelosti uplaćen
Polica osiguranja od odgovornosti i jamčevina uplaćena kod Euroherc osiguranja d.d.
Police:
OSIGURANJA OD ODGOVORNOSTI ORGANIZATORA PAKET ARANŽMANA broj: 804079379
OSIGURANJA JAMČEVINA ZA TURISTIČKI PAKET ARANŽMAN broj: 804079383